26.10.2016 Fokus

Zukunftsweisende Eventformate in Kino-Atmosphäre

Innovative Technologien, Veränderungen in der Gesellschaft und neue Informationsbedürfnisse der Kunden stellen Unternehmen vor immer neue Herausforderungen. Die Vermittlung von Inhalten muss sich diesem Wandel entsprechend anpassen. Doch welche Lösungsansätze sind sinnvoll und zukunftsweisend? Mit dieser Frage beschäftigt sich der Innovationsverbund „Future Meeting Space“, der aus dem German Convention Bureau, dem Fraunhofer IAO und dem EVVC Europäischer Verband der Veranstaltungs-Centren e.V. besteht.

Optimal ausgestattete Meeting-Räume

Wie der Name „Interaktives Forum“ bereits vermuten lässt, steht die Interaktion der Teilnehmer bei diesem Format im Fokus. Die Teilnehmer haben bei diesem Konzept die Möglichkeit zwischen Impulsvorträgen im Plenum und der weiteren Ausarbeitung in Kleingruppen zu wählen. Idealerweise findet diese Form der Veranstaltung an ein oder zwei Tagen statt, mit einer Teilnehmerzahl zwischen 50 und maximal 200 Personen.

Wem dieses Konzept zusagt, der sollte sich bereits im Vorfeld Gedanken über eine Location machen, die den Charakter dieses Formats unterstützt. Denn neben der reinen Größe des Veranstaltungsortes macht auch eine ausgewogene Aufteilung der Räumlichkeiten Sinn. Idealerweise eignet sich hierfür beispielsweise eine Eventlocation, die über mehrere nah beieinander liegende Räume ähnlicher Größe verfügt sowie eine ausreichende Bestuhlung. Bei der Planung von Kongressen kommen dabei oft zuerst die altbekannten Tagungszentren in den Sinn. Spannender ist es jedoch sich für diesen Zweck eher ungewöhnliche Locations zu suchen. So bieten beispielsweise Kinos mit ihrer Aufteilung in verschiedene Kinosäle nicht nur ausreichend Platz und abgetrennte Bereiche, um ungestört Ideen erarbeiten zu können, Kinos bieten zudem eine komfortable Bestuhlung an, die einen Kongress zu einem neuen Erlebnis machen können.

Die Zukunft der Veranstaltungsbranche ist dezentral

Hinter dem Veranstaltungsformat „räumlich-verteilter Kongress“ versteckt sich ein wichtiger Aspekt für die Zukunft der Veranstaltungsindustrie – denn ein Großteil dieser Zukunft ist dezentral. Ob Hologramme oder Video-Conferencing, es gibt verschiedene Ansätze, die Teilnehmer eines Events trotz räumlicher Trennung zusammenzubringen. Denn warum alle Teilnehmer über weite Entfernungen an einen Ort schaffen, wenn sich direkt um die Ecke eine optimal ausgestattete Location befindet?

Der räumlich-verteilte Kongress spielt sich im Gegensatz zum „Interaktiven Forum“ an mehreren Orten gleichzeitig ab. Innerhalb eines halben Tages treffen sich dabei nicht mehr als 50 Teilnehmer, um sich per Video-Conferencing oder über Online-Plattformen zu vernetzen. Welche weiteren technischen Hilfsmittel eingesetzt werden, hängt stark von der Ausstattung der jeweiligen Location ab. Darum eignen sich besonders Eventlocations, die sich in ihrem technischen Equipment ähneln und die es zudem an vielen Standorten gibt – denn das spart Kosten und Zeit während der Organisation.

Positive Assoziationen bereits im Vorfeld wecken

Auch das Szenario „Virtual goes Real“ basiert im Grunde auf den Möglichkeiten der Online-Vernetzung. Allerdings dient das Social Networking in diesem Format nur als Ausgangspunkt, um die auf diese Weise vernetzten Teilnehmer in der realen Welt zusammen zu bringen. Wer sich bislang nur über Videos, Bilder und Worte kannte, hat bei „Virtual goes Real“ die Möglichkeit sich vom Online-Eindruck seiner Kontakte zu überzeugen. Die Dauer einer solchen Veranstaltung wird meist auf maximal einen Tag festgelegt, während die Anzahl der Teilnehmer beliebig sein kann.

Wer will, dass seine Veranstaltung den Teilnehmern in Erinnerung bleibt, wählt auch für dieses Eventformat keine gewöhnliche Eventlocation, sondern einen Ort, der im ursprünglichen Sinn keine Verbindung zur Meetingbranche hat und dennoch die genannten Kriterien erfüllt. Eine Location, die sich zudem von den klassischen Tagungs- und Kongresszentren abhebt, unterstreicht den innovativen und kreativen Charakter dieser neuen Eventformate – oder um es mit den Worten von Prof. Dr. Christine Kohlert von Drees & Sommer zu sagen, die sich auf der Website des GCB zum Future Meeting Space äußerte:

Prof. Dr. Christine Kohlert, Drees & Sommer, Managing Director at RBSGroup.eu

„Neue kreative Lern- und Arbeitswelten leben von unterschiedlichen Raumangeboten und -konfigurationen, die man auf verschiedenste Weise und nach den jeweiligen Bedürfnissen nutzen kann. Diese Vielfältigkeit und Wandelbarkeit lässt sich gut in die Veranstaltungsbranche übertragen, um neue innovative Lösungen zu kreieren.“
Prof. Dr. Christine Kohlert, Drees & Sommer, Managing Director at RBSGroup.eu

Eine besondere und flexible Eventlocation ist beispielsweise das Kino: Neben den offensichtlichen Vorteilen wie ausreichend Platz, einer guten Raumaufteilung und zahlreichen Sitzmöglichkeiten ist es vor allem die Wandelbarkeit und die besondere Atmosphäre des Kinos, die sich positiv auf die Stimmung der Eventteilnehmer auswirkt. Denn Kinos wecken in den Menschen schöne Erinnerungen an das Knistern von Popcorn, den Duft von mit Käse überbackenen Nachos und süßen XL-Getränken. Dazu gesellen sich die Erinnerungen an gemütliche Polstersessel, Klassiker der Filmgeschichte und eine entspannte Freizeit… Wer seine Gäste also mit einem Kino als Veranstaltungsort überrascht, kann bereits vor Beginn des Events die Einstellung der Eventbesucher positiv beeinflussen und zudem innovative Eventformate mit einer außergewöhnlichen Umgebung kombinieren.


Kontakt

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Ronny Kunert,
Head of Sales
Red Carpet Event

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